陜西省人大常委會辦公廳行政處全面導入ISO9001質(zhì)量管理體系
制度與執(zhí)行無縫對接
□ 齊繼戰(zhàn) 本報記者 王 梅
一般文件處理時間由原來的7天至15天縮減到1天至3天；數(shù)以千計的各種文件檔案工作人員能在兩分鐘內(nèi)準確無誤地找出。這是陜西省人大常委會辦公廳行政處全面導入ISO9001質(zhì)量管理體系，使各項工作更趨科學、規(guī)范的結(jié)果。日前，行政處貫徹實施ISO9001質(zhì)量管理體系正式通過方圓標志認證集團陜西有限公司的認證，取得認證證書。
陜西省人大常委會是陜西省地方國家權(quán)力機關，其職能涉及到國民經(jīng)濟的所有領域。要保障人大職能有效發(fā)揮，后勤保障工作至關重要，特別是其辦公廳行政處，負責機關車輛、通訊、文印、物業(yè)管理、“三會”組織等服務保障工作，會議多、任務重、事情繁瑣是行政處的特點，稍有差錯就可能造成嚴重的后果。
因此，建立符合自身實際的質(zhì)量管理體系和控制方法，成為行政處探索提高工作效率和管理水平的主要思路�；诖�，該省人大決定在行政處進行ISO9001質(zhì)量管理體系試點，通過建立規(guī)范的工作流程和標準，明確每個崗位的工作職責，合理配置人力資源，做到人盡其職，提高員工素質(zhì)、提高工作效率。
把質(zhì)量管理體系運用到行政機關，并不是件容易的事。首先要解決認識問題，科學、規(guī)范、嚴謹?shù)墓ぷ髁鞒淌谴_保工作質(zhì)量的關鍵；需要科學制定程序文件，確保體系運行過程中既合乎規(guī)范又便于操作；需要員工全力配合，克服長期形成口頭交接工作的不良習慣。
一把手親自抓成為提升該項工作執(zhí)行力的關鍵。陜西省人大秘書長桂維民親自部署動員，多次召開動員會、協(xié)調(diào)會，從政策支持、資金保障上解決工作中的難題。
細化管理、完善考評機制是提高執(zhí)行力的又一措施，行政處制定了《職位說明書》，明確規(guī)定每個工作崗位的職責、權(quán)限、工作標準，并制定了考核辦法，細化了考核內(nèi)容和程序，通過量化考核指標，有效地促進工作人員按照標準體系要求按照程序要求完成各項工作。
同時加大培訓力度，聘請專家講解《程序文件》中各項內(nèi)容，提高工作人員對ISO9001質(zhì)量管理體系的認識和理解。
把ISO9001質(zhì)量管理體系運用到行政機關，需要結(jié)合單位工作特點，科學制定程序文件。行政處積極與行業(yè)專家聯(lián)系，發(fā)揮專業(yè)機構(gòu)的優(yōu)勢來指導質(zhì)量管理體系建設、運行。
按照“寫我所做的、做我所寫的、記我做過的、糾我做錯的”原則，結(jié)合行政處的工作特點，經(jīng)過深入調(diào)研，建立了滿足機關行政管理需要的程序文件及質(zhì)量文件。同時大膽設計優(yōu)化工作流程，明晰每個具體工作環(huán)節(jié)的責任主體，確保辦文、辦會、辦事各項工作都有程序要求。
歷時8個月，涉及1個《管理手冊》、18個《程序文件》、1個《資源手冊》和涉及5部分17項與處室管理工作緊密聯(lián)系的《工作規(guī)范》整套體系文件制定完成。至此，行政處大到一項決策的實施，小到會議過程中服務員續(xù)水都被納入到管理體系之中。
有了程序文件，執(zhí)行力的不斷加強，行政處工作運行讓人耳目一新。以行政處檔案管理為例，在程序文件中，他們專門制定的《文件管理辦法》對文件管理詳細規(guī)定，將所有文件進行分類編號，并編制文件目錄，按文件類別合理歸檔，指定專人負責�，F(xiàn)在無論是紙質(zhì)文件還是電子文件，工作人員都能準確、快速查找出。徹底解決了以前由于制度不完善，甚至制度和執(zhí)行的脫節(jié)，造成難以找到文件的難題。
行政處檔案管理的成效，為他們贏得了榮譽。2011年陜西省人大辦公廳對機關各處室目標責任考評中，行政處檔案管理在全機關23個處室中獲得第一名。《中國質(zhì)量報》
